| |
PROBIS Procesbewaking
Overzichtelijk beheer van uw digitale facturen
Als uitbreiding op PROBIS e-Factuur heeft Kraan een ‘Workflow-lite’ toepassing ontwikkeld, genaamd ‘Procesbewaking’. Procesbewaking is een uitbreiding op bestaande functionaliteit, zoals geboden in Activiteiten en Rollen in Project.
Hiermee kunnen inkomende digitale facturen of andere documenten met inzet van een ‘workflow’ door de organisatie worden gefiatteerd.
De digitale factuur kan zowel digitaal ontvangen worden (PDF, XML) of via een scantoepassing digitaal gemaakt zijn.
Een Proces is een verzameling Activiteiten die zoveel mogelijk in een vooraf bepaalde volgorde worden afgehandeld. Het proces met de bijbehorende activiteiten wordt vastgelegd in een Procesdefinitie. In deze Procesdefinitie wordt ook de volgorde van afhandelen vastgelegd. Bij elke activiteit wordt vastgelegd welke Rol de activiteit moet uitvoeren. Een Rol in Procesbewaking is de definitie van de functie in een proces. Bij het project wordt geregistreerd welke medewerker de betreffende rol vervult. Medewerkers die dezelfde rol voor alle projecten vervullen kunnen centraal worden vastgelegd.
Het inboeken van de facturen start vanuit een soort “Inbox” met de digitaal binnengekomen en gescande facturen. Van daaruit worden digitale factuur en boeking aan elkaar gekoppeld. Aan de hand van de gekozen procesdefinitie wordt de eerste ‘beoordelings’-activiteit aangemaakt. De beoordelaar kan de boeking verrijken, de boeking accorderen, afwijzen of terugsturen naar de vorige beoordelaar. Alle acties worden vastgelegd in een proceslog waarmee een ‘audittrail’ van de beoordeling wordt vastgelegd.
Het resultaat van een ‘fiatteringsronde’ wordt, als de laatste activiteit uit de procesdefinitie is goedgekeurd, ingelezen in de Financiële Administratie (PROBIS Windows) in een fiatteringsbatch.
Voor medewerkers die deelnemen aan de fiattering is de signaleringsfunctionaliteit beschikbaar binnen de PROBIS Sidebar.
Procesbewaking is met ingang van versie 32.28 van de PROBIS programmatuur alleen beschikbaar voor inkomende digitale facturen. Later zal dit worden toegepast bij andere PROBIS toepassingen waar een workflow kan worden ingezet.
Schermvoorbeelden:
Vraag meer informatie aan.
<<< Terug
|
|
|
|
;)
;)
;)